FOIA请求

权利& 责任

《The Virginia Freedom of Information Act》规定的请求者的权利和州长办公室的责任

The Virginia Freedom of Information Act (“FOIA”), located in § 2.2-3700 et seq. of the Code of Virginia, guarantees citizens of the Commonwealth and representatives of the media access to public records held by public bodies, public officials, and public employees.

公共记录是指公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备或拥有或拥有的任何书面或记录，无论其是纸质记录、电子文档、音频或视频记录，还是任何其他格式。 所有公共记录都被推定为公开的，只有在适用特定法定豁免的情况下才可以不公开。

FOIA的政策规定，FOIA的目的是促进所有人提高对政府活动的认识。为了推进这项政策，FOIA要求对法律进行宽松的解释，有利于查阅，并且任何允许隐瞒公共记录的豁免都必须狭义地解释。

向州长办公室申请公共记录

• 您可以通过州长办公室 的 NextRequest 门户网站 、美国邮件、传真、电子邮件、亲自或通过电话向 州长 办公室（以下简称 "办公室"）索取公共记录。FOIA 不要求您使用任何特定的方法来传达您的请求。FOIA 也不要求您的请求以书面形式提出，也不需要声明您是根据 FOIA 请求记录的。
  • 从实用的角度来看，以书面形式提出申请可能对你和接受申请的人都有帮助。这样您就可以创建申请记录。 它还能让我们清楚地了解您要求提供哪些记录，从而避免因口头要求而产生误解。 但是，如果您选择不以书面形式提出，我们不能拒绝回应您的FOIA请求。
• 您的申请必须 "合理具体 "地指明您要查找的记录。这是一个常识性标准。 这并不涉及或限制您所要求的记录数量；相反，它要求您提供足够具体的信息，以便我们能够识别和查找您所要求的记录。
• 您的申请必须要求提供现有记录或文件。FOIA 赋予你检查或复制记录的权利；它不适用于你询问有关办公室工作的一般性问题的情况，也不要求办公室创建不存在的记录。
• 您可以选择接收办公室在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。
  • 例如，如果您申请 Excel 数据库中的记录，您可以选择通过电子邮箱、电脑磁盘或闪存盘接收这些记录，或接收这些记录的打印件。
• 如果我们对您的请求有疑问，请配合工作人员，以澄清您所寻求的记录类型。若请求较大，尽可能与工作人员达成合理的的回复协议。提出FOIA申请并不是一个对抗性的过程，但我们可能需要与您讨论您的申请，以确保我们了解您所需的记录。

办公室在回应您的请求时的责任

• 办公室必须在收到申请后五个工作日内做出答复。"第一天 "被视为收到申请的次日。 五天期限不包括周末、节假日或办事处不办公的其他日子。
• 您向办公室申请公共记录的理由无关紧要，在我们答复您的申请之前，您不必说明您为什么想要这些记录。但是，FOIA确实允许该办公室要求您提供姓名和法定地址。
• FOIA 要求办公室在五天内对您的请求做出以下回应之一：
  1. 我们向您提供您所请求的完整记录。
  2. 我们保留了您要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的限制。如果所有记录都被扣留，我们必须向您发出书面答复。 这份文件必须指明被扣留记录的数量和主题，并说明《弗吉尼亚州法典》中允许我们扣留记录的具体部分。
  3. 我们会提供您要求的部分记录，但会保留其他记录。如果只有部分记录属于豁免范围，我们不能扣留整个记录。 在这种情况下，我们可以编辑可能不公开的记录部分，但必须向您提供记录的其余部分。 我们必须向您提供书面答复，说明《Virginia法典》中允许隐瞒部分所需记录的具体条款。
  4. 我们书面通知您，所要求的记录无法找到或不存在（我们没有您所要求的记录）。但是，如果我们知道另一个公共机构拥有所申请的记录，我们必须在给您的答复中包含该公共机构的联系信息。
  5. 如果办事处实际上无法在五天期限内答复您的请求，我们必须以书面形式说明，并解释无法答复的原因。这将使我们有额外的 7 个工作日来回复您的请求，这样我们总共有 12 个工作日来回复您的请求。 如果是根据 § 2 要求的刑事调查档案。2-3706。Code of Virginia 1 规定，我们有额外的 60 个工作日来回复您的请求，因此我们总共有 65 个工作日来回复您的请求。
• 如果您要求提供大量记录，而我们认为无法在不影响其他组织职责的情况下在 12 个工作日内向您提供记录，我们可以向法院申请更多时间来回应您的要求。但是，FOIA要求我们在出庭要求更多时间之前，做出合理的努力与您就记录的制作达成协议。

收费

• 公共机构可收取合理费用，但不得超过查阅、复制、提供或搜索所申请记录的实际成本。任何公共机构不得征收任何额外的、中介的或多余的费用或开支，以收回与创建或维护记录或处理公共机构一般事务相关的一般成本。 公共机构收取的任何复制费不得超过复制的实际成本。 在搜索记录之前，公共机构应以书面形式通知请求者，公共机构可以收取合理的费用，但不得超过其在访问、复制、提供或搜索所请求记录时产生的实际费用，并询问请求者是否想在提供所需记录之前要求按照 § 2 F小节的规定进行成本估算。《Code of Virginia》2-3704。
• 您可能需要为向办公室申请的记录付费。FOIA允许我们收取回应FOIA请求的实际费用。这包括工作人员搜索所申请记录的时间、复印费用或与提供所申请记录直接相关的任何其他费用。 目前收取的费用按小时计算，不包括一般管理费用。
• 如果我们估计回复您的请求的费用将超过200美元，再继续处理您的请求前，我们可能会要求您支付一笔押金，该押金不得超过估算金额。五天的回复期限不包括我们要求押金和您回复的时间。
• 您可以要求我们提前估算提供您所要求的记录的费用。这样您就可以预先了解任何费用，或者有机会修改您的申请，以降低估计费用。 我们对您的请求做出答复的五天时间不包括从我们向您发送估价到您做出答复之间的时间。 如果您在三十天内未做出答复，您的申请将被视为撤回。
• 如果您因先前的FOIA请求而欠我们的款项已超过三十天，则该办公室可能会要求您支付逾期账单，然后才能回复您的新FOIA请求。
• 对于异常繁多、耗时或过长的申请，办公室保留收费的权利。

豁免

Virginia法律允许该办公室不公开披露某些记录。本办公室通常根据以下豁免（其他豁免也可能适用）不公开记录：

• 人事信息(§. 22370511-.())
• 律师-当事人特权 2（§.2 3705-.())12
• 律师工作成果(§. 22370513-.())
• 供应商专有信息(§. 22370516-.())
• 与合同谈判和授予有关的信息(§. 223705112-.())
• 总督办公室的工作文件和信件(§. 223705-.())72