修订日期： 7年 11 月， 2019

目的

• 建立高效、有效的流程，及时、完整地响应《弗吉尼亚信息自由法》（§ 2 . 2 - 3700等）（FOIA 或法案）规定的请求；
• 促进州长办公室遵守该法案的公开披露要求；以及
• 向根据该法寻求披露公共记录的个人告知其权利以及负责的公共机构的责任。

范围

本政策适用于所有向州长办公室提出的 FOIA 请求，州长办公室包括州长；州长办公厅主任、法律顾问、政策主管和内阁部长；州长政府间事务助理；以及州长根据《弗吉尼亚法典》第2 . 2 - 104 （办公室）授予权力的个人。

该法案规定的权利和责任

该法案（弗吉尼亚法典第2 . 2 - 3700条等）保障联邦公民和在联邦内流通的媒体代表有权查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。

公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或保管的任何书面或记录，无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录都被视为公开的，并且只有在特定的法定排除规定适用的情况下才可以保留。

FOIA 的目的是提高公众对政府活动的认识。FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以利于获取信息，而任何允许保留公共记录的排除条款都必须进行狭义的解释。

申请人的 FOIA 权利

联邦公民和在联邦内发行报纸的媒体代表可以：

• 请求检查或获取公共记录的副本，或两者兼而有之；
• 要求提前估算所请求记录的任何费用；
• 如果申请人认为其FOIA法》权利受到侵犯，则根据第2 . 2 - 3713的规定，向地区法院或巡回法院提起请愿，强制遵守FOIA ；并且
• 通过美国邮政、传真、电子邮件、亲自或电话请求记录。FOIA DOE不要求请求必须以书面形式提出， DOE也不需要具体说明根据FOIA寻求记录。 但请注意：
• 书面提出请求可能会有帮助。这提供了请求的记录。它还清楚地说明了所请求的记录，以便不会对口头请求产生误解。然而，如果没有书面形式，该办公室将以口头方式回应FOIA请求。
• 请求必须以“合理的具体性”识别所寻求的记录。这是一个常识性的标准。它DOE提及或限制可能请求的记录的数量或数量；相反，它要求请求足够具体，以便办公室可以识别和找到所需的记录。
• 请求必须要求提供记录或文件。FOIA赋予了检查或复制记录的权利；但它DOE用于对办公室工作提出一般性问题的情况。
• 请求记录的人可以选择接收办公室在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。例如，如果请求保存在 Excel 数据库中的记录，则请求可以选择以电子方式（通过电子邮件或计算机磁盘）接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本。

如果办公室对某项请求有疑问，办公室将尝试与提出请求的人合作，以了解所寻求的信息。提出 FOIA 请求不是一个对抗性的过程，但办公室可能需要对请求进行澄清。

办公室在回应 FOIA 请求时的职责

该局必须在收到请求后五 ( 5 ) 个工作日内作出答复。“第一天”是指收到请求的第二天。DOE五天期限不包括周末或节假日。 如果在美国东部时间下午5之后收到请求，则该请求将被视为在下一个工作日收到。

无需说明请求公开记录的原因。该办公室不会询问为何要求提供这些记录。但是， FOIA DOE允许该办公室询问申请人的姓名和法定地址。

FOIA 要求办公室在五天期限内对请求作出以下回应之一：

• 我们将提供所要求的全部公共记录。
• 我们将保留所有要求的公共记录，因为所有公共记录都受到特定法定排除的约束。如果所有记录都被保留，办公室必须以书面形式提供答复。书面回复必须标明所保留记录的数量和主题，并说明弗吉尼亚州法典中保护公共记录不被泄露的具体部分。
• 我们将提供一些所要求的公共记录，但会保留其他记录。如果只有部分记录需要排除，办公室就不能保留整份记录。在这种情况下，该办公室可能会删除可能被保留的记录部分，并且必须提供公共记录的其余部分。该办公室必须提供书面回复，说明弗吉尼亚州法典中允许保留部分所要求记录的具体部分。
• 如果由于后勤原因，该局无法在五日期限内答复请求，则该局必须以书面形式说明情况。这将使该局有额外七 ( 7 ) 个工作日的时间来响应该请求。

如果请求涉及大量公共记录，且办公室无法在不影响其他组织职责的情况下在十二 ( 12 ) 天内提供记录，则办公室可以向法院申请更多时间来回应该请求。然而， FOIA要求办公室在向法院提出申请之前，尽合理努力与申请人就请求的范围或制作内容达成协议。

成本

• 该办公室可能会要求寻求公共记录的人支付记录费用。FOIA允许办公室收取回应FOIA请求的实际费用。 这将包括员工搜索所需记录所花费的时间、复印费用或与提供所需记录直接相关的任何其他费用。它不能包括一般管理费用。
• 如果办公室估计响应某项请求的费用将超过 $ 200 ，则办公室可能会要求寻求公共记录的人先支付押金，然后办公室才会继续响应该请求。
• 寻求公共记录的人可以要求办公室提前估算提供所要求记录的费用。这将使寻求记录的人提前了解任何费用，或让他或她有机会修改请求以降低估计费用。

常用排除条款

该法案允许任何公共机构拒绝公开某些记录。该办公室通常会保留以下除外的记录（尽管该法案或弗吉尼亚法典下的其他除外条款也可以保护公共记录不被泄露）：

• 人事记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1 ( 1 )）；
• 受律师-客户保密权保护的记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1 ( 2 )）或律师工作成果（§ 2 . 2 - 3705 . 1 ( 3 )）；
• 供应商专有信息软件（§ 2 . 2 - 3705 . 1 ( 6 )）；
• 与合同授予之前的合同谈判和授予相关的记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1 ( 12 )）；和
• 总督的工作文件和信件（§ 2 . 2 - 3705 . 7 ( 2 )）。